Communication & télétravail: facteur clé de productivité

En décembre 2019, Mitel, un des leaders mondiaux dans le domaine de la communication d'entreprise, a sorti une étude multi-marché sur la productivité au travail. Alors que la France, en plein confinement apprend à s'adapter à de nouveaux modes de travail, son analyse pointe du doigt un désir d'améliorer la communication entre les différents employés d'une même entreprise grâce aux nouvelles technologies de communication.

Une mauvaise communication créée une baisse de productivité

Cette enquête mondiale a été réalisée auprès de 2500 professionnels de la France, Allemagne, Royaume-Uni, Australie et Amérique du Nord. L'étude met en avant que pour chaque salarié, 13% de leur journée s'avère gaspillée à cause d'une communication inefficace, ce qui impacte fortement la productivité et rentabilité des entreprises. Au total une entreprise perd en moyenne 9000 euros par ans et par membre du personnel. Une mauvaise communication peut aussi être créatrice de friction entre les collaborateurs et/ou services. 47% des répondants indiquent retrouver ce type de problèmes au sein de leur société, quand un quart (24%) déclarent que l'inefficacité des communications a eu un impact négatif sur la satisfaction client. Créant ainsi des opportunités manquées et des frustrations d'employés.

Les communications les plus prisées des collaborateurs

S'il existe des moutons noirs, il existe aussi de bons élèves. Parmi les méthodes de communication, jugées les plus efficaces par les collaborateurs, reviennent souvent celles que les employés connaissent déjà : téléphone et mail. En tête des cinq des 5 méthodes les plus utilisées avec 97%. Alors que les réunions présentielles sont considérées comme importantes pour la communication à 61% en France, Mary McDowell, Présidente directrice générale de Mitel explique : « Les collaborateurs souhaitent bénéficier d’une expérience de communication et de collaboration fluide et homogène au sein de l’entreprise, quel que soit le terminal utilisé et intégré dans leurs flux de travail quotidien ».

Les nouvelles technologies comme solutions

Mais avec la mondialisation, les salariés sont de plus en plus mobiles et relocalisés à travers le monde. Ainsi un besoin de technologie plus moderne et pratique se fait sentir. L'étude prévoit que d'ici 3 à 5 ans, 47% de leurs répondants utiliserons plus régulièrement des outils de travail collaboratif en ligne. Cela représente au total 47% pour les messageries instantanées et 41% pour les vidéos.

Quelques résistances au changement

Ce gaspillage de ressource, temps et coût amène 74% des interrogés à penser qu'une meilleure utilisation des technologies au sein de leur organisation améliorerait leur productivité. Pourtant il existe deux principaux obstacles à la mise en place d'une communication plus efficace : l'insuffisance de formation à 32% et la résistance au changement pour 24%. Pourtant, d'après Mary McDowell, les sociétés et collaborateurs doivent changer : « Les entreprises qui tireront le mieux leur épingle du jeu seront celles qui associeront des technologies avancées de communications et de collaboration à des pratiques de gestion stratégique du changement. Cette approche leur permettra d’obtenir l’adhésion des collaborateurs et d'améliorer l’expérience client. »

Préparer les employés en même temps que les outils

Ces chiffres montrent que l'utilisation d'un nouveau procédé n'est pas le seul facteur d'une transformation digitale réussie. Il faut préparer l'entreprise et les employés à d’autres changements. Il faut alors repenser tous les procédés de l'entreprise. Parmi les mesures envisagées pour remédier à l'inefficacité de la communication, l'harmonisation entre les outils et processus allant de pair avec une amélioration de la planification et une meilleure sensibilisation des employés aux nouvelles méthodes.
Ces solutions ont pour but d'avoir un meilleur impact sur la productivité, mais aussi faciliter l'adoption des technologies afin de permettre aux entreprises un bon retour sur investissement.