Les SBT peuvent être avantageux quelle que soit la dimension de l’entreprise. C'est ce que pense Amadeus. Le fournisseur de technologies donne dix conseils pour aider les sociétés à augmenter l’adoption des SBT.Amadeus préconise l'adoption des outils d'auto réservation
1. Ne soyez pas découragé par la taille ou le lieu d’implantation de votre société
Toutes les sociétés peuvent potentiellement bénéficier d’un SBT, quels que soient leur lieu d’implantation, l’importance de leur budget voyages ou le nombre de voyages annuels. Il s’avère que ces facteurs n’ont pas d’impact sur les taux d’adoption.
2. Développez une politique de voyage d’entreprise clairement définie
L’un des facteurs le plus importants favorisant l’adoption des SBT est de donner aux dirigeants de la société et au département RH des orientations claires en matière de politique de voyages, afin que leurs décisions dans ce domaine soient prises en toute connaissance de cause.
3. Rendez obligatoire l’utilisation d’un SBT
Les sociétés dans lesquelles l’utilisation du SBT est obligatoire améliorent leur taux d’adoption de 41 % à 65 %.
4. Encouragez les employés à le « faire eux-mêmes »
Créez une mentalité de self service et incitez ainsi les employés à gérer leurs voyages en ligne. Une structure horizontale et des processus de reporting rapprochés accélèrent le taux d’adoption, considérant qu’une communication informelle est plus incitative que les canaux plus formels des organisations hiérarchisées.
5. Enrichissez le contenu afin que les usagers bénéficient de plusieurs options, y compris l’accès aux vols et aux tarifs des compagnies low cost.
Les voyageurs, qui sentent qu’ils disposent d’une latitude importante pour faire des choix adaptés sur la base d’un certain nombre d’options, sont plus enthousiastes à l’idée d’utiliser les SBT.
6. Montrez l’exemple
Les sociétés où les administrateurs et les managers sont convaincus des SBT et « montrent l’exemple » ont tendance à avoir les taux d’adoption les plus élevés, proches de 70 %.
7. Évitez les lourdeurs administratives
Une bureaucratie complexe peut freiner l’adoption d’outils de gestion des voyages en ligne et ralentir la vitesse à laquelle les communications atteignent toutes les parties de l’organisation.
8. Entretenez la dynamique
Les taux d’adoption les plus élevés (40 %) sont habituellement atteints au cours de la première année de mise en œuvre d’un SBT, mais il peut s’avérer plus difficile de continuer à progresser. Après la mise en place d’un outil d’auto réservation dans la société, veillez à ce que l’adoption ne diminue pas, en introduisant une formation à cette procédure au moment de l’intégration à l’entreprise ou en instaurant des « piqûres de rappel ».
9.Tenez vous informé des nouvelles technologies
Des versions mises à jour apparaissent régulièrement sur le marché : soyez à l’affût des nouvelles solutions et des fonctionnalités et caractéristiques améliorées qui sont proposées. Par exemple, l’utilisation de dispositifs qui rendent la réservation et l’autorisation du voyage plus efficace et plus conviviale.
10. Intégrer les systèmes IT
De plus en plus de sociétés recherchent des solutions permettant d’intégrer sans interruption d’autres systèmes de back office tels que les logiciels comptables et de gestion de documents.