La première étape vers la maîtrise des frais professionnels est la mise en œuvre d'une politique de voyages centralisée, c'est l'un des constats dressé par une étude du cabinet AT Kearney pour le compte d'American Express.88% des personnes interrogées ont indiqué avoir mis en place une politique de voyages centralisée sous forme écrite.
Dans les entreprises concernées, le taux de respect de ces directives atteint en moyenne 85% pour l'ensemble des catégories de dépenses, les niveaux les plus élevés étant relatifs aux mobiles (99%) et les plus bas aux hôtels (71%). "Il est encourageant pour les entreprises les plus disciplinées de constater que leur comportement tend à diminuer ces coûts de 41%" souligne Jean-Dominique Rey, directeur d'AT Kearney France. Pour assurer le suivi et le respect de la politique voyage centralisée, les entreprises ont recours à des méthodes et des systèmes variés : recours à des fournisseurs référencés (89%), autorisation préalable des dépenses (85%), utilisation d'une agence de voyage (85%). Cette étude révèle par ailleurs qu'en plus de leurs frais professionnels, les entreprises supportent des coûts de gestion indirects qui représentent en moyenne 4,6% (soit l'équivalent de 323 euros par voyageur et par an) mais peuvent atteindre jusqu'à 34% chez certaines entreprises.
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Une politique de voyages centralisée gage de maîtrise des frais professionnels
