Les frais liés aux voyages et les notes de frais sont devenus un poste de dépenses majeur pour les entreprises, représentant jusqu'à 10% de leur budget annuel.Selon une enquête réalisée par KDS, un éditeur de logiciels spécialisés dans la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, auprès de 780 français révèle que de nombreuses entreprises gèrent encore de façon manuelle ou au travers de processus ou solutions obsolètes la gestion des déplacements et des notes de frais.
34% des personnes interrogées ont révélé qu'elles utilisent encore des tableurs pour présenter les demandes de remboursement, 59% d'entre eux y consacre plus de 30 minutes et ils sont 73% à remplir leurs formulaires de demandes de remboursement pendant les heures de travail. Ces taches entrainent inévitablement une perte de productivité pour l'entreprise qui s'élèverait selon KDS de 20 minutes à 1 heures par mois pour 85% des répondants.Lors de déplacements professionnels, un tiers des personnes interrogées révèlent qu'elles règlent leurs frais avec leur carte personnelle et 56% trouvent les procédures de remboursements fastidieuses et pénibles. Du coup, elles attendent la fin du mois voir du trimestre pour soumettre leur formulaire de demande de remboursement de frais de déplacement (72%). Fait notable, les entreprises mettent en moyenne entre 8 et 30 jours à les rembourser (41,8%) et 26,85% entre 16 et 30 jours. Ainsi bien souvent, les salariés font l'avance de trésorerie pour leur entreprise et il peut se passer jusqu'à 4 mois entre la date effective de la dépense et son remboursement.
Par ailleurs, 41% des répondants affirment passer entre 20 minutes et plus d'une heure à rechercher et réserver un voyage d'affaires. Or les français n'aiment pas passer du temps à rechercher et réserver un voyage. Ils recherchent toujours plus de rapidité. Ainsi entre facilité d'utilisation et choix d'options de voyage, ils sont 66% à choisir le 1er critère et pour aller au plus simple 71% préfèrent rechercher et réserver leur voyage via un seul fournisseur ou plateforme. La majorité des répondants sont convaincus qu'ils respectent la politique de voyage de l'entreprise. 58% déclarent que leur politique est simple et clairement communiquée et 28% utilisent un outil de réservation intégrant la politique voyage de l'entreprise.