Le secteur du voyage sur mesure traverse une transformation profonde. Alors que les voyageurs recherchent des expériences toujours plus personnalisées, les agences font face à un paradoxe : comment créer des voyages sur mesure uniques sans sacrifier leur rentabilité ?
La réponse réside dans l'évolution des outils de planification, qui passent de simples modèles d'itinéraires statiques à des systèmes dynamiques capables de combiner standardisation et personnalisation.
Les limites des méthodes traditionnelles
Pendant des années, les agences de voyages ont construit leurs programmes à partir de templates figés, que ce soit dans des fichiers Word, Excel ou des outils de présentation basiques. Cette approche présentait des limites structurelles : chaque nouveau projet nécessitait des heures de copier-coller, les mises à jour tarifaires devaient être reportées manuellement sur tous les documents, et la moindre modification client imposait de reprendre l'ensemble du processus.
Le modèle d'itinéraire traditionnel (le fameux travel itinerary template), bien que rassurant dans sa simplicité, ne pouvait pas suivre le rythme des demandes actuelles. Les clients veulent voir plusieurs versions d'un même voyage, comparer différentes options d'hébergement, ajuster leur budget en temps réel. Ces exigences ont rendu obsolètes les méthodes traditionnelles de création d'itinéraires.
Une approche centrée sur la flexibilité opérationnelle
La planification moderne d'itinéraires repose sur un principe fondamental : transformer la structure du voyage en données modulables plutôt qu'en documents figés. Cette évolution permet aux agences de construire une fois et de réutiliser intelligemment, sans jamais compromettre la personnalisation.
Combiner standardisation et personnalisation
Depuis plusieurs années, des agences ont déjà franchi le cap avec des solutions technologiques adaptées au secteur du tourisme afin de réduire leur temps de création d'itinéraires de plusieurs heures à quelques dizaines de minutes. Cette mutation technologique redéfinit les standards de l'industrie et ouvre de nouvelles possibilités de croissance pour les agences qui l'adoptent.
Ezus
Une solution innovante se développe, avec une réussite certaine, depuis ces dernières années. Il s’agit de celle d’Esus qui propose des logiciels de création d'itinéraires moderne incarnant ce principe de flexibilité. En 10 ans, ils sont passés de 10 à 30 salariés, avec aujourd’hui un portefeuille de 600 agences de voyages utilisatrices dans 75 pays.
Focus sur la solution Ezus
Construire le voyage : un système de planification efficace offre aujourd'hui trois perspectives complémentaires sur un même programme. La vue par étapes permet de structurer le voyage jour par jour, en regroupant :
- Les hébergements
- Les transports
- Les activités dans une logique chronologique claire
Cette organisation facilite la coordination opérationnelle et permet d'identifier rapidement les besoins logistiques de chaque journée. La vue détaillée, transforme chaque élément du voyage en un bloc enrichi d'informations visuelles et descriptives.
Créer des voyages sur mesure valorisants
Les agents peuvent attacher des photos, rédiger des descriptions captivantes, préciser les horaires et intégrer toutes les données nécessaires à la compréhension du service. Cette vue "builder" permet de créer des voyages sur mesure exceptionnels qui font la différence lors des présentations clients, où la qualité de la proposition peut déterminer la conversion.
Evaluer instantanément la rentabilité du voyage
Enfin, la vue synthétique présente l'ensemble du programme sous forme de liste avec les données budgétaires associées. Cette perspective budgétaire, intégrée dans l'outil de budgétisation dédié d'Ezus, permet d'évaluer instantanément la rentabilité du voyage, d'identifier les postes de coûts importants et d'ajuster les marges en fonction des objectifs commerciaux. Cette triple vision élimine les allers-retours entre différents outils et centralise toute l'intelligence du programme dans une interface unique.
Le catalogue centralisé comme accélérateur de productivité
L'une des innovations majeures dans la création d'itinéraires réside dans la constitution d'un catalogue d'éléments préenregistrés. Contrairement aux anciens templates qui dupliquaient l'information, cette approche crée une bibliothèque d'activités, d'hébergements et de services réutilisables à l'infini.
Une agence spécialisée en voyages au Japon peut ainsi pré-configurer ses visites de temples à Kyoto avec descriptions, photos, tarifs et informations pratiques. Lorsqu'un nouveau projet émerge, ces éléments s'intègrent en quelques clics dans le programme, tout en restant modifiables pour s'adapter aux spécificités du client.
Ce catalogue collaboratif avec Ezus, devient la mémoire collective de l'agence : chaque agent contribue à enrichir la base de données et tous en profitent instantanément. Cette méthode transforme radicalement les périodes de forte activité : là où la création d'un programme prenait plusieurs heures, elle se réduit désormais à 20-30 minutes pour un itinéraire de 10 jours.
S'appuyer sur l'expertise collective
Cette centralisation favorise également la collaboration au sein des équipes. Les nouveaux agents peuvent s'appuyer sur l'expertise collective sans solliciter constamment leurs collègues, tandis que les modifications de tarifs ou de descriptions se répercutent automatiquement sur tous les futurs programmes. Pour les DMC qui gèrent des centaines de prestataires locaux, cette fonctionnalité devient stratégique.
La visualisation comme outil de validation
La planification moderne intègre des fonctionnalités de visualisation qui dépassent le simple affichage de données. Les outils actuels proposent des vues calendaires qui permettent d'identifier en un coup d'œil les incohérences de timing, les chevauchements d'activités ou les journées trop chargées. Cette perspective temporelle globale aide à construire des programmes équilibrés qui respectent le rythme naturel d'un voyage.
Certains systèmes intègrent également des cartes interactives qui matérialisent les trajets et les distances entre étapes. Cette représentation géographique devient un argument commercial puissant lors des présentations, tout en servant d'outil de validation interne pour éviter les erreurs d'itinéraire coûteuses. Ezus combine ces deux approches avec un planning détaillé et une carte interactive permettant de visualiser l'ensemble du parcours, facilitant ainsi la détection d'incohérences logistiques avant même la présentation au client.
L'extension vers l'expérience client digitale
La création d'itinéraires ne s'arrête plus à la génération de documents PDF statiques. Les systèmes modernes prolongent l'expérience jusqu'au voyageur final à travers des interfaces dédiées. Ezus propose par exemple un Espace Voyageur personnalisable qui transforme l'itinéraire en portail interactif : le client accède à son programme jour par jour, consulte ses documents de voyage, visualise son itinéraire sur carte, et peut même effectuer ses paiements en ligne de manière sécurisée.
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Cette digitalisation de la relation client répond à une attente croissante des voyageurs habitués aux expériences digitales fluides. Elle réduit également la charge de travail des agents en centralisant toutes les informations et en permettant aux clients de trouver eux-mêmes les réponses à leurs questions pratiques. Les échanges se concentrent alors sur l'essentiel : affiner l'expérience de voyage plutôt que répondre à des questions logistiques.
Vers une approche collaborative
La création d'itinéraires devient également un processus collaboratif, à deux niveaux distincts :
-La collaboration interne : Les agents peuvent facilement partager leurs programmes en interne pour validation, intégrer des retours d'expérience de collègues ayant visité les destinations, ou co-construire des programmes complexes nécessitant plusieurs expertises.
-Collaboration B2B : Pour les réceptifs, DMC et producteurs qui travaillent avec des agences partenaires, les outils modernes facilitent considérablement la distribution en marque blanche. Un producteur peut désormais envoyer un itinéraire complet à une agence partenaire, qui peut ensuite le personnaliser avec sa propre identité de marque, ajuster les tarifs en y intégrant sa commission en un clic, et finaliser les derniers détails selon les besoins de son client final.
Cette approche hybride permet aux producteurs de vendre à la fois en direct (B2C) et via des réseaux de partenaires (B2B), sans doubler le travail administratif. Les documents sont pré-remplis avec toutes les informations produit, et les agences partenaires n'ont qu'à personnaliser la présentation finale selon leur charte graphique et leur positionnement commercial.
Cette dimension collaborative s'étend jusqu'aux clients eux-mêmes, qui peuvent visualiser les propositions dans des interfaces dédiées, commenter certaines étapes et suggérer des modifications sans nécessiter des échanges d'emails interminables avec pièces jointes multiples.
Conclusion
La façon de créer des itinéraires de voyage a fondamentalement changé. Les modèles statiques (travel itinerary template) appartiennent au passé, remplacés par des systèmes dynamiques qui allient rapidité, précision et personnalisation. Cette évolution n'est pas qu'une simple amélioration d'outil : elle redéfinit la façon dont les agences peuvent caler leur activité sans sacrifier la qualité de service qui fait leur réputation.
Pour les agences de voyages qui cherchent à rester compétitives dans ce nouveau paysage, le choix d'un logiciel adapté à leurs besoins n'est plus une option mais une nécessité stratégique. Les outils modernes, comme le planificateur d'itinéraires Ezus, permettent de transformer radicalement l'efficacité opérationnelle tout en préservant la dimension créative qui fait l'ADN des agences de voyages sur mesure.
Charles Gombert, CEO et co-fondateur de conclure : « Plus de 600 agences à travers le monde ont déjà fait ce choix et constatent les résultats : gain de temps, amélioration des marges, augmentation du taux de conversion, et surtout, capacité retrouvée à se concentrer sur ce qui compte vraiment - créer des expériences de voyage exceptionnelles. Dans un secteur où les voyageurs sont toujours plus exigeants et où la pression s'intensifie, disposer des bons outils devient aussi important que l'expertise destination. En 2026 et dans les années à venir, les agences qui font le choix de la modernisation prennent ainsi une longueur d'avance décisive. »