Selon une étude de la London School of Economics and Political Science commandée par Amadeus, les entreprises pourraient améliorer le ROI de leurs dépenses voyages en adoptant de meilleures pratiques basées sur les technologies de l’information.
Cette étude révèle qu’une gestion proactive s’appuyant sur de bonnes pratiques et une technologie automatisée, permet aux organisations de faire des économies, de renforcer la satisfaction des collaborateurs et garantir une meilleure sécurité pour chaque kilomètre parcouru.
Parmi les principales recommandations du rapport :
- Les politiques de gestion des frais et des déplacements doivent être cohérentes avec les priorités stratégiques de l'entreprise : L'étude identifie six priorités stratégiques pour une gestion efficace des frais de déplacements : la croissance, la réduction des coûts, l'efficacité opérationnelle, la productivité des salariés, la limitation des risques et la gestion de l'information et des analyses. Les priorités ont tendance à refléter des rôles fonctionnels, mais les dirigeants sont tous d'accord sur le fait que pour que les entreprises puissent tirer au maximum profit de leurs investissements en déplacements professionnels, tous les objectifs doivent être alignés.
- La note de frais ne doit pas être le seul driver en matière de gestion des déplacements : Deux tiers des dirigeants sondés ont déclaré que la gestion de la note de frais était source non seulement de frustration pour l'utilisateur mais aussi de préoccupation pour la direction et l'administration. L'absence de bonnes pratiques lors des étapes initiales du processus, en l'occurrence lors de la réservation et de l'approbation, affecte négativement l'expérience du voyageur et complique encore la gestion des notes de frais.
- La technologie joue un rôle fondamental dans la mise en œuvre de bonnes pratiques de gestion des frais de déplacements : Les dirigeants comprennent totalement le rôle de transformation que joue la technologie dans l'optimisation de la gestion des frais et déplacements. Environ 60 % des dirigeants sondés envisagent de changer leurs systèmes informatiques et de gestion des frais de déplacements au cours des 3 prochaines années afin de permettre une meilleure gestion des frais de déplacements, plutôt que d'adopter des stratégies de contrôle des coûts.
« Les entreprises doivent mettre en place un cadre global de gestion des frais de déplacements si elles souhaitent maximiser leur retour sur investissement. Le cadre que nous avons développé identifie cinq étapes clés, qui toutes s'appuient sur la technologie : Stratégie de sourcing T&E; achat des prestations ; assistance et sécurité du voyageur ; gestion des frais ; analyse et retours. En appliquant les meilleures pratiques à chacune de ces étapes, les entreprises assureront une gestion optimale des frais de déplacements et un rendement maximum, tout en renforçant l'efficacité et la satisfaction du collaborateur » explique Alexander Grous, Maître de conférences du département médias et communications à la LSE et auteur du rapport.
« Les déplacements professionnels traversent actuellement une période de transformation liée à des facteurs sociaux, technologiques et économiques. L'évolution des besoins des voyageurs et de la nature du lieu de travail requiert une plus grande réactivité et flexibilité en matière de gestion des déplacements.
Il n'existe pas une solution « universelle », toutefois, cette étude met en évidence différentes opportunités pouvant contribuer à une augmentation du ROI lié à la gestion des frais de déplacements, notamment un développement de l'utilisation des technologies. Les entreprises ont intérêt à regarder au-delà du coût réel des déplacements et à se concentrer sur ce que souhaitent leurs salariés, le processus de réservation et sur les conséquences quant à la productivité et au devoir de protection. Ainsi, elles seront en mesure de mieux définir leurs programmes de déplacements et de créer des déplacements totalement adaptés à leurs voyageurs » souligne de son côté Arlene Coyle, CCO Corporate Solution Sales and Marketing of Business Travel, Amadeus.