Tribune : à quoi sert la certification NF 525 ?

 
En effet, bien peu d’établissements continuent de traiter les factures ‘’à la main’’ sur un tableur ou sous Excel.  La NF 525 a pour ambition de réglementer tous les logiciels de d’encaissement et de facturation certifiés.
Mais concrètement le NF 525 cela sert à quoi ? Comment cela vous impacte-t-il ? Quelle est la différence entre un logiciel certifié et un logiciel auto-certifié ? Comment cette loi devrait évoluer ? Voici une partie des questions auxquelles nous allons apporter des éclaircissements.
L'article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 prévoit l'obligation pour les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, d'utiliser un logiciel satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.
Grosso modo, cette loi vise à endiguer la fraude à la TVA (qui s’élève à 17 milliards par an en France) en réduisant la capacité des logiciels à pouvoir faire disparaître ou modifier des factures ou tickets pour limiter le « black » comme il est communément exprimé.
Comment cela vous impacte-t- il ?
Si vous faites déjà vos paiements et vos factures sur un logiciel, vous avez l’obligation d’utiliser un logiciel certifié ou auto-certifié. Si vous faites encore des factures papier, vous n’êtes pas obligés de vous munir d’un logiciel certifié ou auto-certifié.
Concernant l’impact que cette législation a sur l’utilisation elle-même du logiciel, il n’y a pas de vérité. Cela dépend du logiciel que vous utilisez. Certains vous permettront d’effectuer des suppressions en renseignant un motif de suppression, d’autre interdiront la suppression d’éléments et passeront par une annulation ou par la création d’avoir concernant une erreur de facturation. Dans tous les cas, cela ne complexifie pas les manipulations à faire. Si c’est le cas, vous devriez regarder de plus près ce que Thaïs-Soft propose.
 
Certification versus Auto-Certification ?
Un logiciel certifié voit son code audité de façon très stricte une fois par an par un organisme accrédité par l’État tel qu’Infocert ou LNE. La certification exige un enregistrement quotidien de « grands totaux ». Il nécessite d'enregistrer les factures, tickets et paiements sous forme de signatures électroniques qui doivent être accessibles par un contrôleur fiscal. Cela implique également de respecter la norme ISO 9001 en désignant un responsable qualité qui aura entre autres les missions suivantes :

• Définir et contrôler un process de support et de formation client.
• Définir et contrôler un process de testing et de mise en production de nouveautés et/ou de correctifs.
• Définir et contrôler le versioning du logiciel.

En cas de modification majeure du logiciel, ce dernier doit être obligatoirement audité avant la mise en production. Les améliorations ou correctifs mineurs quant à eux peuvent être effectués « au fil de l’eau ».
La certification implique donc de nombreux coûts : celle de la certification elle-même mais aussi l’embauche d’un ou plusieurs employés qui seront responsables de la mise en œuvre et du pilotage de ces nouvelles contraintes. Les logiciels certifiés reçoivent tous les ans un certificat de l’auditeur prouvant que la version du logiciel est bien certifiée. Ce certificat est alors transmis aux clients de l’éditeur de logiciel.

 
Quant à l’auto-certification, elle permet à l’éditeur de logiciel de vous fournir une attestation d’auto certification. C’est-à-dire que l’éditeur de logiciel estime, après la lecture des contraintes techniques spécifiées par la NF 525, que son logiciel correspond à cette dernière ou qu’il a fait le travail nécessaire pour que le logiciel réponde aux exigences de cette loi.
Voici les risques encourus par les utilisateurs qui n’auraient pas de logiciel certifié ou auto-certifié : 7 500 € par point d’encaissement frauduleux et 60 jours soit pour recevoir le document ou l’attestation de certification du logiciel, soit pour changer de logiciel. Pour l’éditeur de logiciel le risque est bien plus important : 20 000 € par caisse frauduleuse et 3 ans d’emprisonnement pour le dirigeant, autant vous dire qu’il aura du mal à s’en remettre, surtout pour les logiciels en ligne qui n’ont pas de certification, car tous leurs clients utilisent la même version du logiciel, donc tous leurs clients sont/seraient dans l’illégalité.
 
 
Comment cela va évoluer dans les années à venir ?
 
Les années à venir vont permettre d’épurer le marché d’un grand nombre d’éditeurs de logiciel de caisse qu’il soit en ligne ou pas. Soit par question de moyen financiers, soit par les sanctions prévues pour les logiciels frauduleux. Certains d’entre eux n’ont même pas voulu s’engager dans cette voix et ont tout simplement fermé boutique ou arrêté le développement de cette branche dans leur entreprise.
Toutefois, celle loi Européenne ne sera peut-être pas celle retenue dans le futur. En effet, l’Italie et la Croatie seront pilote à partir de l’an prochain sur une nouvelle méthode de certification. Celle-ci consiste à ce que les logiciels de caisse se connectent à d’autres logiciels certifiés par l’État qui éditeront les factures. Un peu comme un channel manager, le logiciel de facturation enverra à un tiers les informations de facturation et ce tiers renverra au logiciel de facturation la « vraie  facture » ou le « vrai ticket » du client.
Si cela est bien fait, cela ne changera pas votre façon de travailler. Par contre cela imposera à nouveau à tous les éditeurs de logiciel de caisse un effort de développement supplémentaire. Cela implique aussi une capacité de contrôle inégalé sur toute votre activité avec la centralisation de plusieurs milliards de factures et tickets chez un seul opérateur. Ainsi, même plus besoin de se déplacer pour effectuer un contrôle sur un établissement, les contrôleurs se connecteront directement à ces « nouveaux logiciels » pour récupérer toutes vos informations liées à la facturation et l’encaissement (il est encore temps d’implanter votre activité sur une île non couverte par internet).
 
Pour conclure, les gouvernements européens veulent automatiser les contrôles afin de devenir plus « productifs ». Visiblement ils testent plusieurs méthodes avant de choisir celle qui leur permettra de mieux contrôler la fraude à  la TVA. Les éditeurs ayant le plus de moyens et les plus réactifs seront les rescapés de cette chasse à courre, en attendant restez attentifs à cette notion de logiciel Certifié et Auto certifié, les auditeurs et contrôleurs restent encore conciliants en 2018 vis-à-vis des éditeurs de logiciel mais l’étau va très vite se resserrer en 2019. Il serait dommage d’être pris au dépourvu.